Organizational Change Management mit SAP – SAP Change Management Implementierung mit dem Charm of Change

Die ERP-Software von SAP ist in vielen Unternehmen branchenübergreifend im Einsatz und bildet oft das digitale Rückgrat kritischer Geschäftsprozesse. Änderungen an diesen komplexen Systemen – sei es durch neue SAP-Lösungen im Zuge einer Einführung, Updates oder Prozessanpassungen – stellen Organisationen vor große Herausforderungen. Ein systematisches Änderungsmanagement, oft als Change Management bezeichnet, ist entscheidend, um den Übergang reibungslos und effektiv zu gestalten. Ohne eine klare Strategie für solche Projekte sowie Change-Initiativen drohen Misserfolge. Studien zeigen, dass ein erheblicher Anteil von ERP-Projekten hinter den Erwartungen zurückbleibt, häufig weil Mitarbeitende neue Systeme nicht vollständig akzeptieren oder nutzen. Ohne ein durchdachtes Vorgehen im Change-Management steigt das Risiko, dass Investitionen in Technologie ihren erwarteten Nutzen verfehlen. In diesem Artikel wird das Thema Change Management umfassend beleuchtet – von den organisatorischen Aspekten über technische Werkzeuge bis zu aktuellen Trends der digitalen Transformation. Ziel ist es, den aktuellen Stand von Forschung und Praxis darzustellen und Vorgehensweisen für eine erfolgreiche Implementierung und nachhaltige Veränderung aufzuzeigen.

Bedeutung von Change Management in SAP-Projekten

Die Einführung oder Änderung einer SAP-Lösung ist mehr als ein rein technisches Projekt – sie bedeutet meist einen tiefgreifenden Transformationsprozess für das gesamte Unternehmen. Mitarbeitende müssen gewohnte Arbeitsabläufe ändern und neue Arbeitsweisen erlernen, was anfänglich Unsicherheit und Widerstand auslösen kann. Ein gut geplantes Change Management adressiert diese menschliche Seite der Veränderung mit dem Ziel, Risiken zu minimieren. Es fördert Akzeptanz, reduziert Widerstand der Nutzer und sichert, dass neue Lösungen tatsächlich produktiv genutzt werden. Laut aktueller Forschung betrachten über 80% der Unternehmen die Fähigkeit, SAP-Änderungen erfolgreich umzusetzen, als kritischen Erfolgsfaktor für die Wettbewerbsfähigkeit. Nur wenn das „Warum“ einer Veränderung verstanden wird, lässt sich der Wandel zielgerichtet steuern.

Organisatorisches Change Management bei SAP-Einführungen

Der Begriff Organizational Change Management (OCM) bezeichnet den planvollen Umgang mit den menschlichen und kulturellen Faktoren von Veränderungen. Bei einer Implementierung einer SAP-Software sind die technischen Änderungen eng mit organisatorischen Umstellungen verknüpft. Ein umfassendes OCM-Konzept stellt den Menschen in den Mittelpunkt der SAP-Change-Initiative. Zunächst gilt es, eine klare Veränderungsstrategie zu entwickeln: Welche Abteilungen und Stakeholder sind betroffen, welche Abhängigkeiten bestehen zu bestehenden Prozessen, und wie kann die Organisation auf den Wandel vorbereitet werden? Führungskräfte müssen als Sponsoren auftreten und den Wandel vorleben, denn jede Führungskraft spielt eine Schlüsselrolle als Vorbild. Frühzeitig sollten Kommunikationspläne erstellt werden. Offene Kommunikation und Transparenz helfen, Ängste abzubauen – alle Beteiligten sollen verstehen, was sich ändert und warum. Gleichzeitig werden Change Agents – speziell geschulte Mitarbeitende oder externe Consultants – eingebunden, um als Multiplikatoren in den Teams zu wirken. Durch umfassende Schulungen und Workshops wird die Belegschaft befähigt, mit dem neuen System souverän umzugehen. Das Organizational Change Management endet nicht mit dem Go-Live: Ein konsequentes Monitoring der Nutzerakzeptanz und Leistungskennzahlen gehört dazu, um Probleme frühzeitig zu erkennen und gegensteuern zu können. Die Praxis zeigt, dass ein starkes OCM in Transformationsprojekten ein entscheidender Erfolgsfaktor ist und nachhaltige Veränderung erst ermöglicht.

Sechs-Stufen-Plan für die erfolgreiche SAP-Implementierung

SAP hat im Rahmen der Einführungsmethodik „Activate“ einen Sechs-Stufen-Plan entwickelt, um Unternehmen bei Veränderungen zu begleiten. Dieser Plan hat sich in der Praxis bewährt, um eine neue SAP-Lösung strukturiert und effizient einzuführen. Die sechs Schritte umfassen alle Aspekte eines Veränderungsprojekts:

1. Veränderungsstrategie entwickeln: Zu Beginn wird analysiert, wo die größten Herausforderungen der geplanten SAP-Änderung liegen. Es wird definiert, welche Ziele erreicht werden sollen und wie Erfolg messbar gemacht wird. Diese Strategie bildet die Grundlage für alle weiteren Maßnahmen.

2. Veränderungssteuerung organisieren: In dieser Phase wird festgelegt, welche Gruppen von Betroffenen – z. B. bestimmte Abteilungen, Standorte oder Stakeholder-Netzwerke – besonders adressiert werden müssen, um Akzeptanz zu schaffen. Es gilt, ein Change-Netzwerk aus Schlüsselpersonen (z. B. Mitarbeitenden als Key User) aufzubauen und Verantwortlichkeiten klar zu verteilen.

3. Veränderungskommunikation planen: Eine durchdachte Kommunikationsplanung stellt sicher, dass die richtigen Botschaften zur richtigen Zeit an die richtigen Empfänger gelangen. Alle Kommunikationsaktivitäten werden geplant, abgestimmt, überwacht und bei Bedarf angepasst. Offene Kommunikation und Transparenz sind zentral, um Vertrauen in den Wandel zu fördern.

4. Veränderungsumsetzung durchführen: Nun stehen die praktischen Änderungen im Vordergrund. Eine Auswirkungsanalyse soll den Impact of Change – also die konkreten Auswirkungen – für jede Abteilung aufzeigen. Gegebenenfalls müssen organisatorische Anpassungen vorgenommen werden, etwa Änderungen von Zuständigkeiten oder Prozessen.

5. Veränderungsbefähigung sicherstellen: Die Belegschaft wird durch Schulungen, Training und Coaching befähigt, mit dem geänderten System effektiv umzugehen. Es werden zielgruppengerechte Maßnahmen konzipiert – von allgemeinen Einführungen bis hin zu rollenspezifischen, detaillierten Übungen. Häufig sind Weiterbildungskonzepte sinnvoll, die klassisches Training mit modernen E-Learning-Elementen (z. B. Gamification) verbinden.

6. Veränderungsmonitoring und -nachsteuerung: Abschließend wird geprüft, ob die gesetzten Ziele erreicht werden und wo nachgesteuert werden muss. KPI-basierte Erfolgskontrollen messen etwa Benutzerakzeptanz, Produktivitätsgewinne oder andere Leistungskennzahlen nach dem Produktivstart. Bei Bedarf wird der Change-Plan angepasst, um nachhaltig erfolgreich zu sein.

Dieser sechsstufige Ansatz verdeutlicht, dass Change Management ein kontinuierlicher Prozess ist. Die Change-Initiative wird von der ersten Planung bis lange nach dem Rollout begleitet – unabhängig von der Branche. Unternehmen, die diesen Plan verfolgen, berichten von höherer Akzeptanz und einer reibungsloseren SAP-Implementierung, da nichts dem Zufall überlassen wird.

Technisches Change Management: SAP Solution Manager und ChaRM

Neben dem menschlichen Faktor spielt auch das technische Change and Release Management eine zentrale Rolle. Änderungen in einem SAP-System – etwa neue Konfigurationen, Erweiterungen oder Updates – müssen kontrolliert umgesetzt werden, um die Stabilität der SAP-Systeme zu gewährleisten. Hier kommt der SAP Solution Manager mit dem Modul ChaRM (Change Request Management) ins Spiel. Mit ChaRM können Änderungen strukturiert geplant, genehmigt und nachverfolgt werden. Das Tool definiert Workflows für Änderungsanforderungen: von der Erstellung eines Change Requests über die technische Umsetzung bis hin zum Transport durch die Systemlandschaft (Entwicklung, Test, Produktion). Jede Änderung wird mit einer revisionssichere Dokumentation versehen, sodass jederzeit nachvollziehbar bleibt, wer was wann geändert hat – ein wichtiger Aspekt für Audits und Compliance in regulierten Unternehmen. Die SAP-Basis-Teams und Entwickler arbeiten hierbei eng zusammen, um Qualität und Stabilität zu sichern. Moderne Ansätze setzen zudem auf Automatisierung, um menschliche Fehler zu reduzieren. So lassen sich fehleranfällige Tätigkeiten auf ein Minimum beschränken. Häufig werden SAP-interne Änderungsprozesse mit externen ITSM-Tools wie ServiceNow oder Jira verzahnt. Eine Verzahnung der Systeme sorgt dafür, dass Workflowsunternehmensweit konsistent bleiben: Ein Ticket im ITSM-System kann z. B. automatisch einen entsprechenden Änderungsprozess in der SAP Cloud anstoßen, wodurch doppelte Erfassung entfällt. Durch definierte Abläufe und klare Rollen (z. B. Change Manager, Entwickler, Tester) lässt sich das Änderungsprozesse effizient koordinieren und das Risiko von Fehlern oder Ausfällen minimieren.

Automatisierte Workflows vs. manuelle Prozesse im SAP-Change-Management

In der Vergangenheit wurden Änderungen in SAP-Systemen vielfach mit einfachen Mitteln verwaltet – etwa durch E-Mails, Tabellen oder individuelle Absprachen. Dies führte oft zu Inkonsistenzen, verzögerten Freigaben und erhöhten Fehlerquoten. Im heutigen Zeitalter der Digitalisierung setzen Unternehmen vermehrt auf automatisch ablaufende Workflows, um den Änderungsprozess zu beschleunigen und transparenter zu gestalten. Automatisierte Abläufe bedeuten zum Beispiel, dass ein Transportauftrag nach Freigabe automatisch durch alle Systeme läuft oder dass Testskripte selbstständig prüfen, ob eine Änderung Fehler verursacht. Durch den Einsatz von APIs und spezialisierten Tools lassen sich viele Routineaufgaben abbilden. Ein Beispiel ist die Integration von Continuous-Delivery-Pipelines in der SAP-Entwicklung: Änderungen am Code werden automatisiert getestet und ins nächste System transportiert, sobald Qualitätskriterien erfüllt sind. Trotzdem bleibt Raum für Eingriffe durch Fachleute, insbesondere wenn es um komplexe Änderungen geht, die sich nicht vollständig automatisieren lassen und bei spezifischen Anforderungen in Methodik in den vereinbarten Projektphasen bei Wartungsende sowie Change sind. Der optimale Ansatz besteht meist in einer Kombination: Automatische Abläufe dort, wo sie schnell und zuverlässig Ergebnisse liefern, und menschliche Steuerung dort, wo Erfahrung und Kontextwissen nötig sind. Dieser Mix erhöht die Agilität und Reaktionsfähigkeit bei Veränderungen erheblich. Auch agile Projektmethoden (z. B. Scrum) tragen dazu bei, dass Änderungen iterativ geplant und umgesetzt werden können, anstatt alles in einem großen Schritt zu implementieren. So bekommt das Projektteam beim Thema SAP Change frühzeitig Feedback und kann auf Probleme reagieren. Insgesamt gilt: Automatisierte Workflows können die Effizienz steigern, aber die richtige Balance zwischen Automation und menschlicher Steuerung ist entscheidend, um Qualität und Transparenz im Change-Management zu gewährleisten.

SAP-Change-Management in der digitalen Transformation

Die Weiterentwicklung der SAP-Produktpalette und der Trend zur Cloud stellen Unternehmen vor neue Veränderungsprojekte. Viele Organisationen stehen aktuell vor der Migration von alten ERP-Systemen (SAP ECC) zu SAP S/4HANA, nicht zuletzt wegen des nahenden Wartungsendes für die Altsysteme im Jahr 2027. Solche großen Transformationsprojekten sind weit mehr als IT-Upgrades – sie erfordern ein umfassendes Change-Management in Organisation, Prozessen und Technik. Ein zentrales Ziel bei S/4HANA-Einführungen ist zum Beispiel der „Clean Core“ – also der Verzicht auf unnötige Modifikationen –, um künftige Updates einfacher halten zu können. Dies bedingt jedoch oft tiefgreifende Prozessänderungen und standardisierte Process nach SAP-Standards. Change-Manager in Unternehmen müssen hier eng mit der Fachseite zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Workflow Neuerungen von allen mitgetragen werden. Gleichzeitig ermöglichen Cloud-Lösungen von SAP quartalsweise Updates mit neuen Funktionen. Dadurch wird Change Management zu einer Daueraufgabe, denn die Anwender müssen regelmäßig auf neue Versionen vorbereitet werden. Organisatorische und technische Maßnahmen greifen dabei ineinander: Einerseits braucht es integrierte Schulungskonzepte und Kommunikationsstrategien, um die Nutzer bei kontinuierlichen Veränderungen mitzunehmen. Andererseits muss die IT-Experten eine durchgängige Pipeline aufbauen, die automatische Tests und sichere Deployments für die Cloud-Updates ermöglicht. Auch hybride SAP-Landschaften – also Mischformen aus On-Premise-Systemen und Cloud-Diensten – erfordern besondere Aufmerksamkeit, da Änderungen an einer Stelle Auswirkungen auf andere Komponenten haben können. Hier bewährt es sich, ein zentrales Change-Governance-Board einzurichten, das alle Änderungsinitiativen im Blick behält und priorisiert. Trotz aller modernen Tools, Practices, Communication und Methoden bleibt der Mensch der entscheidende Erfolgsfaktor: Die Mitarbeitenden müssen eine Kultur der ständigen Verbesserung verinnerlichen. Unternehmen fördern dies durch offene Feedback-Prozesse, Learning Kampagnen und begleitende Kommunikation rund um die laufenden Veränderungen.

Fazit

Erfolgreiches SAP-Change-Management beruht auf einem ganzheitlichen Ansatz für die SAP Basis. Aus vielfältigen Erfahrungen in Unternehmen lassen sich einige Vorgehensweisen ableiten: Erstens ist es wichtig, Change Management nicht als nachträgliche Unterstützung zu betrachten, sondern von Anfang an als integralen Bestandteil jedes SAP-Projekts einzuplanen. Zweitens sollten technische und organisatorische Aktivitäten eng verzahnt werden – ein ständiger Austausch zwischen Projektleitung, IT-Abteilung und Fachabteilungen sorgt für ein gemeinsames Verständnis der Ziele und Herausforderungen. Drittens zahlt sich investierte Zeit in detaillierte Dokumentationen und Kommunikationsarbeit vielfach aus, da sie später Risiken verringern und Akzeptanz schaffen. Es empfiehlt sich zudem, Erfolge sichtbar zu machen: Kleine Verbesserungen (Quick Wins) sollten kommuniziert und gefeiert werden, um den Erfolg der Veränderung positiv hervorzuheben. Darüber hinaus sollte die Organisation bereit sein, aus Feedback zu lernen und den Change-Ansatz dynamisch anzupassen – Change Management ist kein starres Schema, sondern ein iterativer Lernprozess. Zusammenfassend zeigt der aktuelle Stand von Forschung und Praxis, dass SAP-Landschaft SAP-Change-Management ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Umsetzung der digitalen Strategie ist. Unternehmen, die das Change-Management in SAP-Projekten professionell managen, erreichen höhere Projektziele, profitieren von nachhaltig verbesserten Prozessen und schaffen eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Wie SAP es formuliert: Man muss den Wandel nicht nur verwalten, sondern aktiv gestalten – oder frei nach SAP: „Ride the Change“.

Literatur und Quellen

Jenewein, T. (2022): Change Management mit SAP erfolgreich planen und umsetzen. SAP News Center. Verfügbar unter: https://news.sap.com/germany/2022/11/change-management-planen-strategie/ (Zugriff am 17.01.2026)

Thomas, W. S., Babb, D. und Spillan, J. E. (2012): The Importance of Culture Change and Change Management in Successful Implementation of SAP Enterprise Resource Planning Systems. Mountain Plains Journal of Business and Economics, 13(1). Verfügbar unter: https://openspaces.unk.edu/mpjbt/vol13/iss1/2

Klobucher, D. (2025): Four Keys to Successful Change Management from the Bain Playbook. SAP News Center. Verfügbar unter: https://news.sap.com/2025/05/successful-change-management-bain-playbook/ (Zugriff am 17.01.2026)

Basis Technologies (2025): The SAP Change Management Index 2025. Research Report. Verfügbar unter: https://www.basistechnologies.com/resources/the-sap-change-management-index-2025/ (Zugriff am 17.01.2026)

Prosci (2025): SAP Organizational Change Management: A Complete Guide. Prosci Blog. Verfügbar unter: https://www.prosci.com/blog/sap-organizational-change-management-a-complete-guide (Zugriff am 17.01.2026)

Artikel zu SAP Change management – Organizational Change Management mit SAP bei der Unternehmensberatung Treiber-Grossmann. Consultant für erfolgreiche Veränderungen.